Tämä tietosuojaseloste sisältää kuvauksen kaikista Pro Luomun ylläpitämistä henkilörekistereistä.
Tietosuojaseloste on laadittu 8.5.2018 ja viimeisin muutos on tehty 26.4.2024.

Rekisterinpitäjä

Pro Luomu ry
Hämeentie 31 A, 00500 Helsinki
Y-tunnus: 24293493
www.proluomu.fi
info@proluomu.fi

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tiedottaja Minna Ala-Kyyny
minna.ala-kyyny@proluomu.fi
puh. 040 120 7477

Rekisterien nimet

Pro Luomu pitää yllä seuraavia henkilörekisterejä:
– jäsenrekisteri, joka sisältää jäsenorganisaatioiden yhteyshenkilöiden yhteystiedot (nimi, organisaatio, sähköposti, mahd. puhelinnumero)
– sidosryhmärekisteri, joka sisältää Pro Luomu yhteistyöorganisaatioiden yhteyshenkilöiden yhteystiedot (nimi, organisaatio, sähköposti, mahd. puhelinnumero)
– uutiskirjeen tilaajarekisteri, joka sisältää Pro Luomun ja Luomuelintarvikepäivän uutiskirjeen tilanneiden henkilöiden yhteystiedot (nimi, organisaatio, sähköposti)
– mediatiedotteiden tilaajarekisteri, joka sisältää Pro Luomun tiedotteet tilanneiden henkilöiden yhteystiedot (sähköpostiosoite)

Lisäksi tilapäisesti pidetään yllä seminaarien ja muiden tapahtumien sekä tutkimusten ja kyselyiden osallistujarekistereitä.

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

Jäsenrekisterin ylläpidon tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11 §:n mukainen velvoite ylläpitää yhdistyksen jäsenluetteloa jäsenmaksutietojen keräämistä ja yhdistyksen toimintaa varten. Henkilöt edustavat yhdistyksen jäsenorganisaatioita.

Sidosryhmärekisterin ylläpidon tarkoitus on pitää yhteyttä/viestiä toimialan muille organisatorisille toimijoille esimerkiksi samaa alaa koskevista kampanjoista/tapahtumista tai tehdä yhteistyötä/toimialan kehitystä koskevia tiedusteluja. Henkilöt edustavat omaa organisaatiotaan/työrooliaan.

Uutiskirjeiden ja mediatiedotteiden tilaajarekisterien tarkoitus on toimia vastaavien viestintätuotteiden lähetysrekistereinä. Tilaajarekisterien ylläpidon peruste on henkilön oma suostumus, joka on saatu tilauslomakkeella.

Tilapäisten osallistujarekisterien ylläpidon tarkoitus on kerätä tarvittavat tiedot seminaarin/tapahtuman toteuttamiseksi ja palautteen keräämiseksi sekä mahdollista laskutusta varten sekä tutkimusten tai kyselyiden toteuttamista varten. Tilapäisen osallistujarekisterin ylläpidon peruste on henkilön oma suostumus, joka on saatu ilmoittautumislomakkeella.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon eikä profilointiin.

Rekisterien tietosisältö

Jäsenrekisteriin tallennettavia tietoja ovat jäsenorganisaation yhteyshenkilön/henkilöiden nimi, asema, organisaatio, sähköpostiosoite ja mahdollisesti puhelinnumero sekä jäsenorganisaation osoite ja laskutusyhteystiedot. Tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin henkilö on jäsenorganisaation palveluksessa ja kyseinen organisaatio on yhdistyksen jäsen.

Sidosryhmärekisteriin tallennettavia tietoja ovat yhteistyöorganisaatioiden yhteyshenkilöiden nimi, organisaatio, sähköpostiosoite ja mahdollisesti puhelinnumero. Tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin henkilö on sidosryhmäorganisaation palveluksessa.

Uutiskirjeiden tilaajarekisteriin tallennettavia tietoja ovat tilaajien nimi, organisaatio ja sähköpostiosoite. Tietoja säilytetään rekisterissä kunnes henkilö ilmoittaa haluavansa lopettaa tilauksensa.

Mediatiedotteiden tilaajarekisteriin tallennettava tieto on tilaajien sähköpostiosoite. Tietoja säilytetään rekisterissä kunnes henkilö ilmoittaa haluavansa lopettaa tilauksensa.

Tilapäisen osallistujarekisteriin tallennettavia tietoja ovat nimi, organisaatio, sähköpostiosoite sekä mahdollisesti puhelinnumero, erityisruokavalio ja laskutusyhteystiedot. Tietoja säilytetään yksi vuosi tapahtuman jälkeen; paitsi kun kyse on julkisrahoitetun hankkeen järjestämästä tilaisuudesta, tietoja säilytetään, kunnes hanke on päättynyt ja raportoitu.

Säännönmukaiset tietolähteet

Pro Luomun ylläpitämiin henkilörekistereihin tallennettavat tiedot saadaan henkilöiltä itseltään verkon kautta lähetettävillä jäsenhakemus-, tilaus- tai ilmoittautumislomakkeilla.

Lisäksi sidosryhmärekisteriin ja tilapäiseen osallistujarekisteriin voidaan kerätä yhteistyöorganisaatioiden edustajien henkilötietoja, jotka ovat julkisesti saatavilla ko. organisaation verkkosivuilla.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Vain jäsenrekisterin tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, muta vain jos jäsenorganisaatio on antanut siihen erikseen luvan.

Rekisterinpitäjä ei siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteritiedot säilytetään digitaalisina pilvipalvelussa, jonka käyttö on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Pilvipalvelun tuottaja vastaa palvelunsa tietoturvallisuudesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia käsitellään luottamuksellisesti ja niitä käsittelevät vain ne työntekijät, joiden toimenkuvaan se kuuluu.

Uutiskirjeiden lähetysjärjestelmä ja mediatiedotteiden lähetysjärjestelmä ovat ulkoistettuja jakelupalveluja, joiden tietoturvallisuudesta vastaavat palvelujen tarjoajat.

Pro Luomun ylläpitämien henkilörekisterien tietoja ei ole säädetty salassa pidettäviksi.

Henkilöllä on omien tietojensa tarkastusoikeus

Jokaisella Pro Luomun henkilörekistereissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää osoitteeseen info@proluomu.fi. Pyynnön esittäjää voidaan vaatia todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa tietojen pyytäjälle yhden kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta.

Henkilöllä on oikeus tulla unohdetuksi

Jokaisella Pro Luomun henkilörekistereissä olevalla henkilöllä on oikeus tulla unohdetuksi eli hän voi pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä tai niiden käsittelyn rajoittamista EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Pyynnöt tulee lähettää osoitteeseen info@proluomu.fi. Pyynnön esittäjää voidaan vaatia todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa tietojen pyytäjälle yhden kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta.